SMLUVNÍ PODMÍNKY

Smluvní podmínky Akademie Be Free, z.ú.



I. Všeobecná ustanovení 


Smluvní podmínky vymezují a upřesňují práva a povinnosti poskytovatele vzdělávání/služeb (dále jen poskytovatel) a účastníka vzdělávání (dále jen klient). Veškeré smluvní vztahy jsou uzavřeny v souladu s právním řádem České republiky. Vztahy, které nejsou těmito Smluvními podmínkami upravené, se řídí občanským zákoníkem (č. 89/2012 Sb.), zákonem o ochraně spotřebitele (č. 634/1992 Sb.), Nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (GDPR) a zákonem o ochraně osobních údajů (č. 101/2000 Sb.). 


II. Identifikační údaje poskytovatele 


Akademie Be Free, z.ú.

se sídlem Římovská 1029/21, 198 00 Praha 14

IČ: 070 25 815

Zapsané v rejstříku ústavů vedeného Městským soudem v Praze, oddíl U, 

vložka 678 (dále jen “Be Free”).

Statutární orgán: Bc. Iveta Hasenöhrlová, ředitelka 


III. Poskytované služby 


Poskytovatel poskytuje v rámci své činnosti služby:

 


IV. Postup přihlášení a vznik smluvního vztahu 



a) Zájmové kroužky a tábory 

Postup přihlašování na zájmové kroužky a tábory je následující: 


I. Vyplnění a odeslání elektronické přihlášky dostupné na webové stránce https://www.befree.fun (jedná se o vyjádření zájmu klienta o přihlášení). Fakt, že elektronická přihláška byla přijata obdržíte jako automatickou odpověď, která bude odeslána na Vámi uvedenou emailovou adresu uvedenou v přihlášce. 


II. Zaslání příkazu k úhradě na e-mail zájemce. 


Smluvní vztah u zájmových kroužků a táborů vzniká splněním dvou podmínek: 

1. Doručením elektronické přihlášky 

2. Uhrazením poplatku stanoveného v přijatém příkazu k úhradě 


Zájemce je při nesplnění obou či některé z podmínek vyzván k nápravě. Pokud ani v náhradní lhůtě nejsou obě podmínky splněny, je klientův zájem o přihlášení zrušen a místo je nabídnuto dalšímu zájemci. Odevzdaná podepsaná elektronická přihláška je závazná a po uskutečnění úplaty za zájmový kroužek či tábor (dále jen poplatek) se na klienta vztahují storno podmínky uvedené dále. 


b) Jednorázové akce 

Postup přihlašování na jednorázové akce je následující: 


I. Vyplnění a odeslání elektronické přihlášky dostupné na webové stránce https://www.befree.fun (jedná se o vyjádření zájmu klienta o přihlášení). Fakt, že elektronická přihláška byla přijata, obdržíte jako automatickou odpověď, která bude odeslána na Vámi uvedenou emailovou adresu uvedenou v  přihlášce. 


II. Zaslání příkazu k úhradě na e-mail zájemce. 


Smluvní vztah u jednorázových akcí vzniká potvrzením elektronické přihlášky odeslané zájemcem.


c) Výukové programy, příležitostné akce a klubová činnost 

Na výukové programy, příležitostné akce a klubovou činnost vzniká přihlášení (smluvní vztah) úhradou poplatku za danou aktivitu dle platné cenové nabídky. 


Přihláška není vyžadována. Výukové programy je nutné předem objednat. 



V. Způsob úhrady 


Poskytovatel sdělí zájemci způsob úhrady za poskytovanou službu: 


1.   Úhrada hotově - klient obdrží stvrzenku (doklad o zaplacení). 

2.   Úhrada převodem na účet poskytovatele 

3. V případě, že za klienta platí poskytovanou službu třetí strana (např. zaměstnavatel klienta), je pro klienta na základě jeho písemné (e-mailem) žádosti vystavena faktura. Úhrada musí být provedena před začátkem poskytované služby a ve stanoveném termínu. 


A) Zájmové kroužky

Pokud není stanoveno jinak, účastník přihlašuje dítě na zájmový kroužek na období celého školního roku, Tento rok bude rozdělen do dvou pololetí, do kterých bude rozdělena i platba. První splátka za zájmový kroužek je splatná do 5 pracovních dnů od potvrzení přihlášky. Před započetím druhého pololetí bude klientovi vystaven a zaslán doplatek k úhradě na druhé pololetí se splatností 5 pracovních dnů. 

Klient se může před začátkem druhého pololetí ze zájmového kroužku odhlásit nebo přestoupit do jiného zájmového kroužku (pokud je v daném kroužku volná kapacita). Odhlášení nebo přestup klient řeší s koordinátorem zájmových kroužků. 


B) Pobytové tábory, pobytové akce, příměstské tábory 

Pokud není stanoveno jinak, účastník si může zvolit při přihlašování, jestli chce uhradit pouze zálohu (50% z celkové ceny akce) nebo celý poplatek. Zvolená částka je splatná do 5 pracovních dnů od přijetí potvrzení přihlášky. Pokud účastník uhradí pouze zálohu, je mu v určeném termínu (nejpozději 30 dnů před konáním akce) vystaven a zaslán nový příkaz k úhradě doplatku tábora se splatností 5 pracovních dnů od vystavení tohoto příkazu. 

Termíny doplatků budou stanoveny v platebním příkazu. 


C) Jednorázové akce 

Pokud není stanoveno jinak, účastník uhradí celou částku do 5 pracovních dnů od přijetí potvrzení přihlášky. 


D) Výukové programy, příležitostné akce a klubová činnost 

Účastnické poplatky za tyto akce jsou (pokud není stanoveno jinak) splatné v hotovosti do pokladny v termínu stanoveném u každé akce zvlášť. 









VI. Překážky na straně klienta 


V případě nezaplacení aktivity nebo nedoručení podepsané přihlášky ve stanoveném termínu je klientovi doručena e-mailem (případně bude kontaktován telefonicky) výzva k nápravě chybějící platby a přihlášky v náhradní lhůtě 3 pracovních dnů. V případě nesplnění obou výše zmíněných podmínek ani v této náhradní lhůtě smluvní vztah mezi poskytovatelem a klientem zaniká. V případě trvání zájmu o aktivitu je klient povinen se opět přihlásit standardní cestou. Na účast na aktivitě není nárok a poskytovatel nedrží klientovi místo po uplynutí náhradní lhůty pro platbu. Nemůže-li se klient zúčastnit aktivity, na kterou je přihlášen, oznámí tuto skutečnost poskytovateli, a to dohodnutou formou nebo e-mailem. Smluvní vztah mezi klientem a poskytovatelem končí dnem vypořádání závazků mezi klientem a poskytovatelem. 



VII. Překážky na straně poskytovatele 


A) Zájmové kroužky

Poskytovatel může v podmínkách konkrétní aktivity stanovit minimální počet účastníků. Pokud počet účastníků nedosáhne této hranice, je poskytovatel oprávněn aktivitu zrušit. Poskytovatel může v podmínkách konkrétní akce stanovit také maximální počet účastníků. Pokud počet účastníků dosáhne maximální hranice, je poskytovatel oprávněn další zájemce nepřijmout. Smluvní vztah mezi klientem a poskytovatelem tak končí ke dni vypořádání závazků s klientem po zrušení akce. Poskytovatel může zrušit akci i z jiných objektivních důvodů. O této skutečnosti neprodleně informuje klienta. Klientovi náleží vratka ve výši 100 % zaplaceného poplatku. Smluvní vztah mezi klientem a poskytovatelem tak končí ke dni zrušení poslední aktivity, na kterou je klient objednán. Poskytovatel může zrušit aktivitu i z jiných objektivních důvodů. O této skutečnosti neprodleně informuje klienta. 


Poskytovatel může dále zrušit aktivitu, pokud: 


V těchto případech bude klientovi vrácena poměrná část - viz bod XII. Vratky. 


B) Pobytové tábory, pobytové akce, příměstské tábory 

Poskytovatel může v podmínkách konkrétní akce stanovit minimální počet účastníků. Pokud počet účastníků nedosáhne této hranice, je poskytovatel oprávněn akci zrušit. 




Smluvní vztah mezi klientem a poskytovatelem končí ke dni vypořádání závazků s klientem po zrušení dané akce. Poskytovatel může zrušit akci i z jiných objektivních důvodů. O této skutečnosti neprodleně informuje klienta. Klientovi náleží vratka ve výši 100 % zaplaceného poplatku. 


C) Jednorázové akce 

Poskytovatel může v podmínkách konkrétní akce stanovit minimální počet účastníků. Pokud počet účastníků nedosáhne této hranice, je poskytovatel oprávněn akci zrušit. Poskytovatel může v podmínkách konkrétní akce stanovit také maximální počet účastníků (např. počet míst v autobuse, počet vstupenek apod.). Pokud počet účastníků dosáhne maximální hranice, je poskytovatel oprávněn další zájemce nepřijmout. Smluvní vztah mezi klientem a poskytovatelem tak končí ke dni vypořádání závazků s klientem po zrušení akce. Poskytovatel může zrušit akci i z jiných objektivních důvodů. O této skutečnosti neprodleně informuje klienta. Klientovi náleží vratka ve výši 100 % zaplaceného poplatku. 


D) Příležitostné akce 

Při zrušení akce den před (nebo i v den konání) z důvodu vyšší moci – nepřízeň počasí, havárie, onemocnění apod. se vrací 100% zaplaceného poplatku. Účastnické poplatky za tyto akce jsou (pokud není stanoveno jinak) splatné převodem na účet v termínu stanoveném u každé akce zvlášť. Poskytovatel může v podmínkách konkrétní akce stanovit také maximální počet účastníků (např. z hygienických důvodů, z důvodu maximální kapacity sálu apod.). 


E) Výukové programy, klubová činnost 

Klientovi nenáleží vratka z důvodu úhrady poplatku v hotovosti na místě v den konání akce. 


VIII. Storno podmínky 


A) Zájmové kroužky

Při odhlášení účastníka z jiného než závažného důvodu (zdravotní důvody doložené lékařskou zprávou, které znemožní účastníkovi dále zájmový kroužek navštěvovat), nevzniká nárok na vrácení poplatku ani jeho části. Storno poplatek v takovém případě tedy činí 100 % zaplacené částky. 


B) Pobytové tábory a pobytové akce 

Storno poplatky se stanovují následovně: 





V případě, že bude zajištěn náhradník dle stanovených podmínek, náleží klientovi vratka ve výši 100% zaplaceného poplatku (Náhradníci – viz bod IX.) 

Rozhodující pro účtování stornovacího poplatku je datum doručení písemného oznámení o zrušení účasti. 


C) Příměstské tábory 

Storno poplatky se stanovují následovně: 


V případě, že bude zajištěn náhradník dle stanovených podmínek, náleží klientovi vratka ve výši 100% zaplaceného poplatku (Náhradníci – viz bod IX.) 

Rozhodující pro účtování stornovacího poplatku je datum doručení písemného oznámení o zrušení účasti. 



D) Jednorázové akce 

Storno poplatky se stanovují následovně: 



V případě, že bude zajištěn náhradník dle stanovených podmínek, náleží klientovi vratka ve výši 100% zaplaceného poplatku (Náhradníci – viz bod IX.) 


E) Příležitostné akce 

Zakoupenou vstupenku na příležitostnou akci není možné vrátit. Na storno a vrácení poplatku tedy vzniká nárok pouze v případě zrušení akce ze strany poskytovatele nebo v případě zásahu vyšší moci. 


F) Výukové programy 

Změna či zrušení objednaného termínu se řeší s poskytovatelem individuálně. Neřeší se finanční částka, protože je hrazena až v den konání programu podle skutečného počtu přítomných účastníků. 


G) Klubová činnost 

Storno není možné z důvodu platby jednorázových vstupů na místě před započetím aktivity. 




IX. Náhradníci 


A) Pobytové tábory, pobytové akce 

V případě, že v okamžiku odhlášení účastníka není u daného tábora veden žádný náhradník, účastník zajistí za sebe náhradníka stejné-ho pohlaví (kvůli rozdělení do pokojů/chatek) vyhovujícího táborovým kritériím, který bezodkladně (nejpozději 5 dní před zahájením tábora/pobytové akce) dodá veškerou potřebnou dokumentaci a uhradí celou částku za účast na táboře/pobytové akci. 


B) Příměstské tábory 

V případě, že v okamžiku odhlášení účastníka není u daného tábora veden žádný náhradník, účastník zajistí za sebe náhradníka, který bezodkladně (nejpozději 5 dní před zahájením tábora) dodá veškerou potřebnou dokumentaci a uhradí celou částku za účast na táboře. 


C) Jednorázové akce 

V případě, že v okamžiku odhlášení účastníka není u dané akce veden žádný náhradník, účastník zajistí za sebe náhradníka, který bezodkladně (nejpozději 5 dní před akcí) dodá veškerou potřebnou dokumentaci a uhradí celou částku za účast na akci. 


D) Příležitostné akce 

Náhradníky poskytovatel neřeší, každý si může samostatně zajistit náhradu (předat či prodat svou zakoupenou vstupenku, pokud není na konkrétní jméno). 


X. Dodání služby a podmínky účasti 


Poskytovatel se zavazuje dodat smluvenou službu v kvalitě a rozsahu, jaké uvedl v podmínkách poskytnutí služby (informace pro přihlášení, propozice, leták…). Poskytovatel dále stanoví další podmínky konání aktivity (např. Vnitřní řád, Táborový řád…), se kterými se klient seznámí před zahájením aktivity. V případě nedodržování těchto podmínek ze strany klienta může poskytovatel smluvní vztah ukončit. V tomto případě klientovi nenáleží žádná finanční náhrada. Klient je povinen sdělit poskytovateli všechny informace, které jsou nezbytné pro bezproblémové konání aktivity. 

Podle povahy aktivity klient sdělí zejména tyto informace: 

           další specifické potřeby klienta. 





Klient sdělí tyto informace poskytovateli ve formě a termínu, které poskytovatel pro danou aktivitu stanoví. Neuvedení některých podstatných skutečností nebo neposkytnutí informace v požadované formě a termínu může mít za následek 


vyloučení klienta z aktivity. Tato skutečnost je považována za překážku na straně klienta. Některé podmínky účasti klienta jsou dané zákonem. Při nesplnění takové podmínky jde vždy o překážku na straně klienta. V tomto případě klientovi nenáleží žádná finanční náhrada. 


XI. Ochrana osobních údajů 


Poskytovatel je na základě nařízení uvedeného v odst. I. (GDPR) správcem osobních údajů, které zpracovává na základě následujících zásad a právních důvodů: 

Jméno, příjmení, adresa, státní občanství, datum narození (dospělý), rodné číslo (dítě) 

Tyto údaje zpracovává poskytovatel na základě plnění smlouvy uzavřené podle těchto Smluvních podmínek. 

E-mail, telefon a další kontaktní údaje 

Tyto údaje zpracovává poskytovatel na základě plnění smlouvy uzavřené podle těchto Smluvních podmínek. 

Zdravotní údaje 

Jedná se o zvláštní kategorii osobních údajů. Ke zpracování těchto osobních údajů je nutný souhlas klienta. Tyto údaje jsou zpracovávány u specifických akcí/aktivit a pro každou takovou akci/aktivitu je vyžadován samostatný souhlas klienta před jejím začátkem. 

Obrazový a zvukový záznam (fotografie a video) 

Poskytovatel v rámci akcí a aktivit, které realizuje, pořizuje dokumentační fotografie, které klientům zpřístupňuje prostřednictvím webu a sociálních sítí. Fotografie vždy zpracovává anonymně. Osobní údaje jsou poskytovatelem uchovávány po dobu, kterou stanovuje zákon, a to v případě zpracování údajů na základě zákona, případně na dobu nezbytnou pro plnění smlouvy nebo v rozsahu uděleném souhlasem klienta. 


XII. Vratky 


V případě ukončení smluvního vztahu vrátí poskytovatel klientovi poplatek, který klient za službu zaplatil, snížený o storno poplatky vypočtené podle odst. VIII. těchto Smluvních podmínek. Vratku provede poskytovatel na účet klienta. Vratku je možné provést pouze na základě písemné žádosti. Žádost o vratku musí být doručena bezodkladně a musí obsahovat důvod pro ukončení smluvního vztahu. Ekonomické oddělení následně stanoví případné storno poplatky dle odst. VIII. těchto Smluvních podmínek, které po schválení ředitelkou sdělí klientovi. 


V případě, že za klienta platí poskytovanou službu třetí strana, je vratka provedena vždy ve prospěch této třetí strany, a to buď formou dobropisu k vystavené faktuře, nebo přímo vratkou na účet plátce (v případě, že nebyla faktura na službu vystavena a plátce provedl platbu přímo na účet). 



XIII. Pojištění 


Poskytovatel je pojištěn u společnosti Kooperativa pojišťovna, a.s. Rozsah pojištění a pojistné podmínky jsou k nahlédnutí po vyžádání. 


XIV. Vyšší moc 


V případě předčasného ukončení aktivity z důvodu zásahu vyšší moci nemá poskytovatel vůči klientovi žádné povinnosti ani závazky, klient ztrácí nárok na vrácení poplatku zaplaceného za zvolenou akci či aktivitu. Za vyšší moc se považuji války, občanské nepokoje, vyhlášení výjimečného stavu, živelné katastrofy a podobné situace. Za vyšší moc se dále považuje i omezení činnosti poskytovatele dané změnou legislativy nebo zánik poskytovatele rozhodnutím jeho zřizovatele, pokud ten nestanoví jiný způsob vypořádání závazků poskytovatele. 


XV. Závěrečná ustanovení 


Tyto Smluvní podmínky jsou platné a závazné pro všechny služby poskytované podle těchto podmínek. Změnu těchto Smluvních podmínek lze uskutečnit pouze písemnou formou a nevztahuje se na již uzavřené smluvní vztahy. 


Tyto Smluvní podmínky vstupují v platnost od 1. 9. 2024. 


V Praze dne 1.9.2024